Wikipedia en Nuestra Organización

Siguiendo con el post anterior sobre el correo electrónico. Les mencionaba que en el correo electrónico que usamos en el trabajo se almacena una gran cantidad de información, de conocimiento. Esta información se encuentra dispersa y desordena en nuestra bandeja de entrada resultando muchas veces imposible el poder encontrar un dato en particular por lo tanto tenemos un conocimiento valioso que está almacenado y que no sabemos aprovechar. Y es que a través de los años almacenamos información muy valiosa sobre productos, estrategias, boletines, etc. Que nos puede ser de gran utilidad para consultas y para nuestro trabajo diario.

El problema radica en que esta información se envía a los alias de correo, y se almacena en nuestra bandeja de entrada quedandose olvidada. Nosotros solemos clasificar nuestro correo a través de una estructura de carpetas lo cual es muy fácil en cualquier cliente de correo, pero esto no es suficiente, resulta muy tedioso y complicado buscar correos antiguos o alguno en concreto. Es en este ambiente donde las herramientas proporcionadas por la web 2.0 juegan un papel importante. Como es el caso de la Wikipedia. Que es un entorno colaborativo en la cual todos pueden subir información y colaborar en las aportaciones de los demás. Existe un motor de Wikipedia llamado MediaWiki que se puede descargar y se puede instalar de manera local de tal manera que tengamos todas las funcionalidades de la Wikipedia pero dentro de nuestra organización. Esta iniciativa se propuso en una de las compañías donde trabaje. Se desarrollo un entorno colaborativo utilizando el motor MediaWiki y además este entorno contaba con un repositorio asociado de tal manera que podíamos subir documentación de interés para el departamento ó para la organización y apuntar desde nuestra página wiki al documento almacenado en el repositorio para su descarga. Esta iniciativa tuvo gran acogida y muy pronto cada departamento tenía su propia página wiki. Esto se convirtió en el lugar apropiado para publicar información, así que los boletines de los arquitectos seniors, información sobre productos y la información relevante de interés común se empezaron a publicar en nuestra página en lugar de enviarlos por correo, así quedaban registradas permitiendo que sean fácilmente ubicados y que sean accesible por todos en la organización.

Correo Electrónico

Nadie puede negar que el correo electrónico es una herramienta de gran utilidad, que nos permite estar comunicados con nuestros familiares y amigos rápidamente. Lo mismo en el trabajo siendo actualmente inconcebible la idea de no tener una cuenta de correo electrónico donde podamos recibir las asignaciones de nuestros managers y estar en contacto con clientes y colegas. Así disponemos de varias cuentas de correo electrónico donde se almacena una ingente cantidad de información que si no está sujeta a un tipo de clasificación u orden puede resultar muy difícil de gestionar. Es sobre todo en el correo electrónico del trabajo donde uno recibe una gran cantidad de información como newsletter, boletines, lanzamientos de productos, etc. Como consecuencia en nuestra bandeja tenemos una gran cantidad de conocimiento que nos puede ser de gran utilidad en determinados momentos. Lamentablemente este conocimiento está disperso en nuestro inbox, en los numerosos mails que tenemos almacenados. Por lo cual resulta muy difícil poder encontrar algo en concreto cuando lo necesitamos. Esto me pasa a menudo en la oficina por lo cual es recomendable que establezcamos una clasificación para nuestros correos, es decir algo como una estructura de carpetas donde clasifiquemos los mails recibidos de acuerdo a importancia ó según el criterio que nosotros creamos más conveniente, lo importante es tener algún tipo de orden que nos permita recurrir rápidamente a correos importantes.

Toda esta gran cantidad de información desordenada, que tenemos almacenada en nuestro correo electrónico, y la gran cantidad de spam que recibimos diariamente ha originado que algunos investigadores critiquen la eficiencia del correo electrónico alegando que los spam originan que los trabajadores se distraigan y pierdan el tiempo en tareas poco relacionadas con su trabajo también mencionan que el correo electrónico es demasiado abstracto y conciso dejando mucho a la suposiciones, además de que el correo electrónico es impersonal y que siempre es mejor y más rápido ir a hablar con la persona involucrada que enviar un correo electrónico y que se genere una cadena de mails que conlleve demoras y en muchos casos confusiones.

Todo lo mencionado anteriormente es cierto. El spam satura nuestra bandeja y nos lleva a tener que estar borrando contenido no deseado, el conocimiento se encuentra disperso en nuestra bandeja, además en el correo electronico las personas suelen ser muy lacónicas lo que conlleva a una falta de entendimiento de los temas tratados sobre todo en cuestiones laborales por tal motivo siempre es mejor el hablar, es suficiente hablar dos minutos sobre un tema para tener claro el panorama y lo que se quiere hacer; en cambio a través del correo electronico nos llevaria mucho mas tiempo. Pero todos estos son problemas tienen solución, se pueden poner filtros para controlar el spam y se puede hacer uso de herramientas de la web 2.0 para compartir el conocimiento en lugar de mandar la informacion a través de un alias de correo, también se pueden establecer políticas para mejorar el uso general del mail. Pero por ningún motivo podemos dejar de usar el mail y reemplazarlo por una plática. Ya que aunque la plática conlleva a un mejor entendimiento del panorama y a que se traten más cosas que en un correo, siempre es necesario mandar un correo con lo acordado de tal manera que quede registrado y que nos sirva de resguardo ante cualquier cosa que pueda surgir más adelante. Esto lo aprendí cuando empecé a trabajar para el gobierno donde un administrador que se hiso mi amigo me aconsejo: “no hagas nada que no este escrito,” al principio me pareció una burocracia innecesaria pero no tienen idea de los apuros que salí por seguir su consejo. En resumen creo que el correo electrónico es una herramienta indispensable hoy en día, es cierto que hay problemas con el correo electronico pero se pueden controlar, mejorar. Solo esta en nuestras manos hacer un uso eficiente de esta herramienta.